För några år sedan blev vi anlitade som effektivitetskonsulter av en chef som hade kört slut på sig själv. Han visste att både han och hans kollegor på avdelningen hade väldigt mycket att göra men hur mycket visste han inte. Den här chefen hade väldigt duktiga kollegor på sin avdelning. Kollegor som ville vara med på allt och som levererade hög kvalitet hela tiden.
TIDSINVENTERING
Vi började vårt arbete med att hjälpa deltagarna att inventera deras tid och upptäckte då att de hade mycket mer att göra på avdelningen än vad som var rimligt att hinna med utifrån antalet anställda. Det visade sig också att de flesta hade väldigt mycket övertid.
ETT MER BALANSERAT ARBETSKLIMAT
Tillsammans kom vi fram till olika åtgärder för att chefen och medarbetarna på avdelningen skulle kunna arbeta i ett mer balanserat arbetsklimat. De åtgärder som sattes in var följande:
- anställde mer personal
- fördelade om arbetsuppgifterna
- lärde sig att delegera till medarbetare och andra avdelningar
DELEGERING = FRAMGÅNGSFAKTOR
Delegeringen visade sig vara väldigt lyckad och blev också en framgångsfaktor för just den här chefen och hans avdelning.
”När vi delegerade la vi oss inte i hur folk löste sina uppgifter. Vi fokuserade på att beskriva vad vi förväntade oss för resultat och när vi ville ha arbetsuppgiften levererad. Under resans gång hade vi avstämningsmöten för att ta upp eventuella frågor och problem samt att vi följde upp projekten så att våra förväntningar blev uppfyllda. För mindre uppgifter tog det ofta mer energi och tid från oss att bistå med vår kompetens i början. På kort sikt hade vissa av dessa projekt gått fortare om vi gjort de själva. Men efterhand så lärde sig de som delegerade och de som utförde arbetsuppgifterna att kommunicera med varandra på ett effektivt sätt, vilket innebar att det långsiktigt blev stora tids- och kvalitetsbesparingar.”
ATT TÄNKA PÅ NÄR MAN DELEGERAR…
- Delegera med en gång.
Vänta inte med att delegera ut uppgiften. Låt den som ska ta hand om uppgiften få en ärlig och tidsmässig korrekt chans att göra ett bra jobb. - Delegera till rätt person.
Se till att den du delegerar till har rätt kompetens. - Klargör dina förväntningar på resultatet.
- Be den du delegerar till att beskriva hur han/hon tänker lösa uppgiften.
Kommunicera så att ni är säkra på att ni har förstått varandra. - Upprätta en handlingsplan med klara mål och delmål.
- Boka tid för återkoppling, råd och stöd.
Jan Winstedt
Time 4U konsult