En kursdeltagare berättade för mig att han, som vanligt, delade ut sina dokument när han var på ett kundmöte i förra veckan till alla deltagarna. När mötet var slut lämnade alla konferensrummet och alla dokument låg kvar på bordet. En av deltagarna förklarade för min, en aning förbryllade, kursdeltagare att deras arbetsplats inte längre hanterar papper utan de bad honom istället att skicka dokumentationen elektroniskt.
Har du och din arbetsplats också som förutsättning att bli ett papperslöst kontor?
Trots många företagsvisioner att minska på pappersanvändandet har det under många år bara ökat. Men en förändringsvåg är nu på väg in. Datorplatta (ex Ipad) och A2, det aktivitetsbaserade kontoret har gett detta förändringsarbete en ordentlig knuff i rätt riktning. Tack vare ny teknik, nya processer, ett stort utbud på användarvänliga och kraftfulla deviser med bättre sökfunktioner möjliggörs nu målet med att nå drömmen om ett papperslöst kontor. Dessutom finns det inte plats på dagens nya A2 kontor för papper utan här måste och ska den digitala världen styra.
BRA TIPS PÅ VÄGEN MOT DET PAPPERSLÖSA KONTORET
- Bestäm er! När ni väl börjat jobba helt elektroniskt blir snart papper obekvämt.
- Var konsekvent. Bestäm er för ett sätt att arbeta på och håll fast vid det. Förändring tar tid och behöver slipas på varje dag.
- Bestäm var ni ska spara informationen (Vilken enhet)
- Bygg en struktur som är självklar för alla. (Tänk stort. Börja med få mappar)
- Skapa ett gemensamt tänk när ni döper dokument. (Sökvänligare)
- Boka in tid för när ni ska arkivera dokument (Underhåll av strukturen)
- Skanna och städa – skanna bara in de dokument som ni verkligen behöver. Ha en tydlig mappstruktur och släng onödiga dokument ofta.
- Lär er att tacka nej till papper och håll på regeln att inte printa ut några papper.
- Om ni har mycket papper idag kan det ta lite tid att rensa, skanna och lägga upp en digital struktur. Gör en handlingsplan och planera in det i kalendern. Men lägg inte ner för mycket tid på ”historiken”. Ibland kan det vara bättre att använda sig av ”bäst före” tekniken. Plocka ner papper/pärmar/mappar i kartonger, tejpa igen och sätt ett ”bäst före datum ” på kartongen.
Jan Winstedt
Time 4U konsult