sverige - världsmästare i möte! Diskussionen är intensiv i gruppen när vi pratar om möten. Det är en grupp chefer som sitter spridda runt om i Sverige. I den här gruppen har möten hamnat som deras tredje största tidstjuv. Samtliga upplever att de sitter, större delen av dagen, i för många eller för långa möten. Några av deltagarna visar upp deras kalendrar. Hela veckor är där fyllda av möten. Ibland upp till tre möten inbokade på samma tid. - Hur är era möten? frågar jag - Det är katastrof, säger Erik. - Är alla era möten katastrof? - Nej, inte Agnetas möten. De är superbra, säger Lena. - Varför är de bra? Och vem är Agneta? frågar jag nyfiket. Gruppen berättar att Agneta är en avdelningschef som alla på företag känner till. Erik bjuder till och berättar om hur han skämde ut sig första gången han var med på ett möte där Agneta var mötesledare. Agnetas effektiva mötesteknik Klockan 9 startade mötet och jag satt på plats berättar Erik. Agneta låste dörren och konstaterade att två personer saknades. Efter någon minut knackar det på dörren. Jag påpekar för Agneta att det knackar. Men hon nonchalerar knackningarna och fortsätter mötet. Plötsligt ringer det på en av deltagarnas telefon. Han ber om ursäkt inför oss andra och svarar. - Jag sitter i ett möte. Kan jag ringa dig efter mötet? och lägger sedan på. Agneta blir tyst. Hon tittar på mannen som svarat i telefon och fortsätter sedan mötet. Efter femton minuters möte kommer vi fram till en mötespunkt som berör mig. Punkten innehåller vissa saker jag skulle ha förberett inför mötet men inte gjort. Jag börjar därför prata runt ämnet och hittar på en massa bortförklaringar för att kringgå problemet. Då ställer sig Agneta upp. Hon slår igen sitt anteckningsblock och säger: - Vårt möte startade kl 9. Då ska telefonerna vara avstängda. Alla ska komma till mötet förberedda och ha gjort sin hemläxa. Eftersom Erik inte har förberett sig inför detta möte är det inte lönt att fortsätta. Ska ni vara med på mina möten gäller det att komma i tid, vara förberedd och delta aktivt. Inget av detta har uppnåtts idag. Därför bokar vi en ny mötestid där dessa enkla självklarheter ska uppfyllas. Skamset och förvånat lämnar alla rummet. Vid nästa möte med Agneta kom samtliga deltagare i tid. Telefonerna var avstängda. Och alla hade förberett sig samt gjort sin hemläxa. Erik berättar att dessa möten är de bästa mötena på företaget. De är korta. Målinriktade. Förberedda. Trevliga och väldigt effektiva. Och alla i gruppen instämmer med Erik om att Agnetas möten är bäst och de mest effektiva. ____________________________________________________________________________ Fakta:Det finns en tidstjuv som gör oss svenskar unika. Möten. Många och långdragna möten. Den ökade medvetenheten om kostnaden för möten har också inneburit att många företag satsar på videomöten. Det kostar mindre och är dessutom bra för miljön. Och det är effektivt, eller? Med mindre restid har man nu tid att schemalägga ännu fler möten under en dag. Men tyvärr så lägger man inte ner lika mycket tid på förberedelser och efterarbete, tvärtom så minskar den tiden. Resultatet blir ofta att de möten som äger rum blir en repetition av föregående möte då det inte har funnits tid för att utföra det som var överenskommet på mötet innan.... Checklista för ett effektivare möte >> Jan Winstedt Time 4U konsult |
