a2 - framtidens kontor

Framtidens kontor baserar sig på en aktivitetsstyrd arbetsmiljö som utgår ifrån vad du faktiskt gör just nu och vad som passar bäst för stunden. Ska du ha ett möte, behöver du sitta i lugn och ro och arbeta, vill du ha en stimulerande kreativ miljö etc.

A2 miljön bygger på att man inte längre har egna fasta arbetsplatser. Vi väljer den plats som ger stöd för den aktivitet som jag planerat i att göra just idag. Tanken är att man på effektivt sätt ska utnyttja kontoren både utifrån ett mänskligt och ekonomiskt perspektiv.

Olika arbetszoner

Ett aktivitetsbaserat kontor är uppdelat i olika zoner: en aktiv zon, en mellanzon och en lugn zon. Beroende på den aktivitet som är inplanerad väljer man den zon som passar bäst in. I den lugna zonen får man arbeta tyst och ostört. Mellanzonen liknar dagens öppna kontorslandskap där man tillsammans med sina kollegor sitter och arbetar. Den aktiva zonen är mer dynamisk och kan likna en cafémiljö, den är oftast mer kreativ och där kan man sitta med kollegor för att ha diskussioner, arbeta i grupp eller enskilt.

Teknik som stödjer A2

Tekniken måste vara anpassad för ett A2 kontor. Eftersom det inte finns några papper i denna miljö måste det finnas ett bra digitalt system och struktur för hur och var dokument och information kan hittas och ska lagras. Det måste också vara lätt att koppla upp sig mot externa bildskärmar, video, projektorer m.m. Och den tekniska utrustningen i konferensrummen behöver vara anpassade och fasta.

Ledarskap som visar vägen

Övergången från ett traditionellt kontor till A2 ställer krav på att ledarna ger 100% stöd till sina medarbetare i processen. Och ledarskapet går från kontroll till förtroende då personalen får ta ett eget ansvar för att veta vad de behöver för att utföra sitt arbete från dag till dag.

Fördelar med ett A2 kontor

Ökad trivsel
En kreativare miljö
Rikare kunskapsöverföring då man möter sina kollegor oftare och i flera och olika situationer
Minskar störningsproblematiken som finns i öppna landskap och som i dag är en vanlig tidstjuv
Företaget minskar sina hyreskostnader
Tillgängligheten av information blir bättre då allt måste lagras elektroniskt.

A2 - ett projekt som måste förankras

Att genomföra en förändring från traditionellt kontor till ett A2 kontor är ett projekt som behöver förankras, stödjas och involveras av alla på företaget om man vill lyckas. Om inte alla är med i processen är risken stor att det blir en lång uppförsbacke med många stressade och missnöjda medarbetare. Förberedelserna är A och O och det är viktigt att alla får en genomgång och t.o.m en utbildning i hur det är tänkt att man ska arbeta i den nya arbetsmiljön.

Jan Winstedt

Time 4U konsult