FÖRHALNING För några månader sedan träffade jag Lena som jobbade som assistent åt ett glatt gäng tekniker. Det var första dagen på en fyra dagars utbildning och vi var på hennes arbetsplats. På bordet fanns det fem olika högar av papper och ett flertal post-it lappar både på skrivbordsunderlägget och runt bildskärmen. Jag frågade henne vad hon skulle göra med alla papper. Då förklarade hon för mig vad varje hög innehöll och att det var saker som hon skulle göra "sen". När är sen? Frågade jag henne.... känner du igen dig?Säger du ocks ofta att du skall göra saker sen? De flesta människor tenderar att skjuta upp uppgifter eller beslut då och då, sk. förhalning. Under mina utbildningar har jag upptäckt att detta kan vara ett stor problem för många. Att förhala uppgifter leder oftastt till onödig stress, ångest ineffektivitet och missade deadlines. Det blir helt enkelt svårt att få ihop sin arbetssituation. Det här kan även innefatta hela "livspusslet". Vetskapen om att pappershögarna på skrivbordet och att en full mejlkorg innehåller vissa arbetsuppgifter som ska göras skapar en onödig stress och energi åtgång då man inte har koll på hur mycket och vad det är som ska göras. 5 gyllene regler vid förhalning
- Ta i uppgiften endast om du har tid att bedöma vad du ska göra med uppgiften (Spara- Göra-Kasta).
- Om uppgiften ska sparas, flytta då materialet direkt till sin rätta plats (en mapp i datorn, en pärm, att läsa etc...).
- Innebär uppgiften något du ska göra? Bedöm tidsåtgången och boka in tiden i din kalender. Flytta sedan materialet till rätt plats (Obs! det är din kalender som ska påminna dig om att denna uppgift ska göras inte själva materialet).
- Är det någon annan som ska göra uppgiften? Delegera med en gång. Då har den som ska göra uppgiften en rimlig chans att planera in den i tid.
- Ska det bara kastas? Kasta det med en gång.
Lena gick under dagen igenom samtliga högar och post-it lappar. Det mesta kunde hon kasta och några saker skulle arkiveras. De uppgifter som innebar att göra planerade hon in i sin kalender. Genom denna insats skapade hon en bra kontroll över sin arbetssituation. Jan Winstedt Time 4U konsult |
