Tiden är världens mest rättvist fördelade resurs. Varje person har 8760 timmar på ett år. Och av dessa timmar har vi följande ungefärliga fördelning:
- sömn 2920 timmar
- arbete 1760 timmar (om du jobbar 220 dagar x 8 timmar)
- tid kvar….4080 timmar
Mer tid kan vi inte få på ett år, men däremot kan vi fördela den olika och fylla den med olika mycket värdefulla saker att göra. Säger du ofta ”det har jag inte tid med”? Är du bra på att prioritera det viktiga? Det som du tycker är kul? Det som gör att du mår bra? Eller har du svårt att säga NEJ?
ANVÄND EN KALENDER OCH TA KOMMANDOT ÖVER DIN TID
Ett bra sätt att ta kommandot över sin tid är att använda en kalender. Du kan lättare prioritera det du vill göra när hjärnan får en bild på vad du hade tänkt dig att göra. Du ser vilken tid du har att tillgå och har samtidigt något att ställa inkommande uppgifter emot. ”Är det jag hade tänkt mig göra viktigare än det som jag just har fått en fråga om att göra?” Det blir betydligt lättare att säga nej alternativt att ge ett svar på när du eventuellt har möjlighet att göra den nyss inkomna uppgiftern. Delar man ut sin kalender vinner man mycket tid på att alla visualiserar sin tid. Det blir lättare att se när vi kan ha möte, hur hög belastning kollegorna har och vem som ser ut att ha bäst möjlighet att göra en uppgift.
PLANERING
- Öka kvaliteten (leverera i tid)
- Öka effektiviteten (öka fokus, bättre prioritering, utnyttja tiden bättre)
- Minska stressen (lättare att säga nej, ha kontroll på det viktigaste, kontroll på när saker ska göras)
JOBBET
- Använd bara en kalender.
- Prioritera allt som är viktigt
- Avsätt tid i din kalender för alla dina viktiga saker.
- Skapa rejäla ”kuddar” för de oförutsedda sakerna som kommer att dyka upp.
- Jobba proaktivt. Är du borta en dag, tänk på att andra har sökt dig under tiden du varit borta och att det tar tid för dig att gå igenom alla saker som uppkommit medan du varit borta.
- Reflektionstid innan du avslutar veckan. Se över din planering. Hur gick det? Vad blev inte gjort? När finns det möjlighet att göra det som inte blev gjort? Planera och prioritera hela tiden. Kom ihåg att get dig en klapp på axeln för allt som du har uträttat också.
”Tänk på att planering är levande. Det krävs ofta omprioriteringar av din planering.”
PRIVAT
- Gå igenom vad som måste göras i ”Familjen AB”
- Prioritera
- Dela ut arbetsuppgifter och planera in detta i kalendern (alla i familjen måste dra sitt strå till stacken)
- Planera in aktiviteter (gemensamma)
- Planera in roliga saker som ska göras tillsamans
- Planera in egen tid (träning, umgås med vänner, läsa kurser etc…)
Om familjen vill ha en lugn dag tillsammans, se till att boka in det i kalendern. Ett vanligt misstag många gör är att man inte bokar in tid för att göra ”ingenting”. Om det är tomt i kalendern finns det risk för att ”måste” saker prioriteras och läggs in istället för vila och ”ingenting”.
AKTIVITET KRÄVER VILA
För att vi ska kunna prestera bra och må bra måste vi låta kroppen få vila.
- Under dagen – lägg in raster på förmiddagen, eftermiddagen, lunch och fritid
- Under veckan – vila på veckosluten
- Under året – semester
Vi behöver en god sömn varje dygn. Medans vi sover repareras kroppen och hjärnan. Kroppen försöker skapa en balans mellan sömn och vakenhet. Om du är vaken i en timme motsvarar det ett behov av en halvtimmes sömn. Och en halvtimmes sömn motsvarar 1 timmes vakenhet.
Lycka till med planeringen av din tid!
Jan Winstedt
Effektivitetskonsult